E-Mail – Archivierung

Die E-Mail ist eine Kommunikationsmöglichkeit, die wir mittlerweile jeden Tag benutzen. Über E-Mails zu kommunizieren ist so selbstverständlich geworden, dass keiner mehr intensiver darüber nachdenkt, sondern es einfach nutzt.  Schnell sind Informationen geschrieben und an mehrere Adressaten verteilt. Die Mails liegen im Posteingang oder werden, in persönlichen Ordnerstrukturen z.B. in Outlook, „organisiert“.

  • Gibt es in Ihrem Unternehmen einheitlich festgelegte Regeln wie E-Mails zu speichern oder wie lange diese aufzubewahren sind?
  • Müssen E-Mails überhaupt aufbewahrt werden?
  • Wer kontrolliert ob und wie lange E-Mails aufbewahrt werden?
  • Letzlich auch die Frage: Wo befinden sich die E-Mails?  Auf dem Server oder in lokal angelegten Ordnerstrukturen?

Im Januar 2002 traten die vom Bundesfinanzministerium beschlossenen Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen in Kraft. Damit bestehen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme durch die Finanzbehörden.

 

FILERO hilft Ihnen, die obigen Fragestellungen zu beantworten und umzusetzen. Mit der Archivierung von elektronischen Dokumenten – eben auch E-Mails – in Strukturen, die Ihr Unternehmen definiert, erfüllen Sie nicht nur die gestellten steuer- und handelsrechtlichen Forderungen, auch im Falle von Rechtsstreitigkeiten können E-Mails vor Gericht als Beweismittel eingesetzt werden.

Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessen. Durch Ihren Besuch stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.